老人把兩張紙鋪在窗口上,手指壓著不同的兩行字。
第一張要求村里寫明居住情況,老人已經回鄉鎮蓋章。第二張卻要實際生活情況,窗口人員說原來的內容還少一截。
「我昨天才把這張拿回來。」老人說,「今天又換名字。」
蘇晴先核事項編號。兩張紙屬於同一件事,第一張由綜合受理髮出,第二張來自審核崗位,時間相隔四天。
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她沒有讓老人第三次去開證明,也沒有當場保證第一張一定夠用。
「您先坐十分鐘。我把兩張要求找同一位負責人確認,今天給您一個清楚答覆。」
老人問十分鐘以後會不會仍是回去再開。
「若需要補,我要先說清補什麼、誰來寫、原來那張能保留哪些內容。」
蘇晴把兩張紙的日期寫進事項頁,帶教人員陪她去找審核崗位。對方先看第二張,認為實際生活情況比居住地址多出照料和費用兩部分。
「第一張是誰發的?」蘇晴問。
系統痕跡顯示,綜合受理按舊版要求發出第一張紙。審核端後來增加照料與費用情況,受理頁面仍停在原文。
辦事人補錯方向,責任不能再由老人承擔一次路費。
蘇晴把老人手裡的蓋章頁重新看一遍。常住地址、時間和村級核實都齊,只缺近半年由誰照料、生活費用怎樣承擔。
審核人員看過以後,同意在原頁後附一張本人陳述,再核必要信息。老人不用重新回鄉鎮開整張證明。
「陳述誰寫?」老人問。
「您口述,我們按實際寫。涉及子女轉帳的部分,手機里有就提供,平時直接買東西也照實說。」
老人從布袋裡拿出手機。近半年有四次轉帳,另有兩個月由女兒直接買藥和生活用品,金額並不固定。
蘇晴將轉帳日期與金額抄進附頁。買藥部分照老人原話寫,票據是否需要再補,由審核人員按頁上聯繫人繼續問。
照料情況也按真實時間寫。老人平日獨居,周末去女兒家住一天,冬天曾連續住過一個月。蘇晴把三段時間分開落筆。
附頁寫完,蘇晴從頭念了一遍。老人改掉一處日期,聽完其餘內容後簽字。
審核崗位當場接收原蓋章頁與新增附頁,狀態變為覆核中。老人今天可以直接趕回家的班車。
窗口人員重新列印當前狀態,上面寫明已收村級蓋章頁與本人陳述,下一步由審核崗位聯繫核實。舊紙留在原夾中,前後變化都能查到。
老人拿著新紙念了兩遍。看見無需返鄉開具幾個字後,他把前後兩張都放進布袋內層,趕在下午班車發車前離開中心。
窗口外的電子屏還沒跳到下一班車時間,他已經能按原路線當天回家,不必在縣裡另找住處。
老人走到大廳門口,又折回來買了一瓶水。準備過夜的餅乾還在布袋裡,他摸出一包,坐在門邊吃了幾口。車站離中心還有一段路,工作人員替他叫了正規車輛,車牌和上車點由老人自己看清。十幾分鐘後,電子屏上那班車仍顯示正常發車。
蘇晴請登記人員在事項頁寫明避免一次重複往返。這個結果只對應今天的處理,不能替最終審核結論,也不會被寫成已經辦結。
「這次還會退嗎?」他問。
「若事實還要查,會按這頁聯繫人去問。您今天不用重新開整張證明。」
蘇晴只把當前確定的下一步說清。老人收好新紙,布袋裡原來的蓋章頁繼續有效。
他離開窗口前看了一眼時間。原本準備去汽車站趕下午班車,現在還能坐更早一班回家。
老人離開後,蘇晴把前後兩張紙帶回會議桌。說法衝突的位置還在,下一位辦事人仍可能照舊走錯。
綜合受理和審核崗位各來一人,三個人把舊版要求、新增內容與系統模板並排打開。
衝突還包括內容。綜合受理認為村級蓋章即可,審核端還要本人生活費用與照料方式,這兩部分本可在第一次告知時一起說清。
「誰改公開頁面?」蘇晴問。
綜合受理負責系統入口,審核崗位負責業務文字。若只由一邊動手,另一邊仍會繼續用舊說法。
帶教負責人讓兩邊共同定下一版文字,名稱改為居住與實際生活情況說明,下面分成村級核實、本人陳述和必要佐證三項。
村級核實負責地址與時間,不替家庭證明每筆費用。本人陳述負責照料與生活來源,必要佐證只在實際存在時提供。
蘇晴提出加一句,無固定轉帳的可按實際情況陳述,由崗位按聯繫人進一步查問。審核人員同意寫入。
文字當天完成,系統模板卻要第二日上午才能更新。正在辦理的另外三戶不能等頁面變化後才收到消息。
另外三戶由原經辦人逐一聯繫,講清舊名稱對應的新範圍、已有紙頁繼續有效,以及各自真正缺少的部分。
帶教負責人讓審核崗位以後增加要求時同步寫明影響哪些公開頁面、哪些在辦事項和由誰告知,變化不能只停在審核組內部。
蘇晴不替三名經辦人全部打電話。她只核統一話術,確保每個人都不會要求辦事人重新開整張證明。
第一通電話後,一名經辦人發現其中一戶已經有本人陳述,只缺女兒聯繫電話。她當場改成補號碼,不再讓對方列印轉帳流水。
第二戶有固定轉帳,按手裡的原件繼續。第三戶尚未去村里蓋章,新要求一次發全,免得先拿半份回來。
下班前,三戶都回話說聽清了。老人那件事也進入正常覆核,當天再未出現退回鄉鎮的要求。
帶教負責人把這次處理列進周會。蘇晴要講老人怎樣少跑一趟,也要講清內部兩種說法從哪裡分開。
「會不會得罪兩個崗位?」同組人員問。
「他們都坐在剛才那張桌上。」蘇晴回答,「問題已經一起看清了。」
公開復盤只寫哪個入口持有舊模板、哪個崗位增加要求後漏了同步,以及以後由誰更新。
蘇晴在發言稿上留下三個結果:老人沿原件補一頁,當天進入覆核;三戶按各自缺項聽到新口徑;公開模板次日上午更新。
她把結論停在這一類衝突已經關閉。其他事項仍由各自崗位判斷。
晚上回住處,蘇晴把周會發言稿留在工作包里。正式原件都在中心,她回家只記住明天要講的三項結果。
林晨發來消息,問今天是否按時結束。
「按時。一個老人不用第三次回鄉鎮。」
「明天講?」
「周會講。」
她到家後發完平安,自己煮飯。新車停在地下車位,六周住處也開始承擔普通工作日晚間。
第二天周會,綜合受理和審核崗位都在。蘇晴將前後兩張紙投到屏幕上,先說老人跑過的兩段路,再說模板改動。
講到責任時,她直接落到名字:舊模板由受理崗位更新,新增要求由審核崗位同步,正在辦的幾戶由原經辦人告知。
負責人讓兩名崗位人員各自答覆。兩人當場認領後續,公開頁面也在會議結束前完成替換。
蘇晴的第一次公開復盤到這裡結束。她講的是內部兩種說法怎樣讓老人多跑,也把下一次更新責任留在具體崗位。
散會後,受理崗位先去資料架收舊頁,審核崗位則回辦公室補變更入口。蘇晴把投屏關掉,桌上只剩老人那兩次往返的日期。
周會散場時,帶教負責人把一張第一周評價表遞給她。
「今天的處理和同步結果都記進去。周五再談你這一周是否適應,也談接下來的安排。」