跨點協調那天,蘇晴九點五十五分走進中間服務點。
三處經辦人已經到了。她把手機計時設為一小時。
第一張材料來自一名替父親辦事的女兒。固定材料已經帶齊,補充欄卻同時出現兩種選擇,三處給出的判斷各不相同。第一處說按家庭關係選,第二處說按實際居住情況選,第三處要求先打諮詢電話。
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蘇晴把這張攤在桌上:「如果今天由她自己看,會怎麼選?」
沒人回答。
原說明把固定材料、補充情形和工作人員核驗擠在同一塊。經辦人知道哪句寫給誰,辦事人只能從頭猜到尾。
第三處經辦人姓孟,四十出頭,在窗口乾了六年。他先開口:「我那邊讓人打電話,就是因為這頁寫得不清楚。打完電話我再告訴她選哪個,沒出過錯。」
「打電話的人多不多?」蘇晴問。
「一天十幾個。」
「接電話的人忙不忙?」
孟哥沒接話。
桌上的工作電話就在這時響了。孟哥接起來,對方問的正是補充欄。他先問家庭關係,又問實際居住,最後讓人把兩種都先帶來,到了窗口再看。
電話掛斷,剛才那段解釋占了四分鐘。孟哥把聽筒放回去:「至少這樣不會少。」
蘇晴將頁面沿三種用途的分界畫了線。固定材料在前,補充情形隨後,工作人員核驗在最後。她沒有剪開,只標出閱讀順序。
「核驗是給你們看的。放在同一塊,辦事人會以為自己還得核驗什麼。」
第一處經辦人立刻點頭。孟哥把頁面轉過去看了一遍,沒說話。
蘇晴讓三個人各講一分鐘自己負責的欄目。第一處剛開口,就把核驗內容說進了群眾準備里。孟哥講諮詢入口時,說成辦理前必須撥打。
兩處問題都落在這張頁面上。
蘇晴把核驗欄移到底部,在諮詢號碼前加上無法判斷時五個字。
第二處經辦人讀完,說:「有人會把補充情形全選上,覺得帶得越多越保險。」
孟哥這才開口:「我那邊就是這樣。她們全勾,我再一項一項刪。」
蘇晴把原材料推回去:「找一個今天正在辦的人,願意試讀。我們聽她怎麼理解。」
現場負責人從等候區請來一名辦完前項事務的中年女人。對方願意按自己的情況讀一遍,不提供姓名。
女人先看固定材料,很快指出手裡有哪幾項。讀到補充欄時,她把兩種情形都圈了。
「我怕少帶。」
蘇晴問她實際屬於哪一種。女人講完居住情況,三處經辦人這次給出相同答案。
問題出在可補充三個字。讀者把它理解成多帶無害。
第一處提議寫二選一。孟哥搖頭:「兩種都不符合的人怎麼辦?看見二選一,她也會硬選一個。」
這句話來自他六年的窗口經驗。
蘇晴將那句改成,符合下列情形的,按本人情況準備對應一項。不符合的人停在固定材料,無法判斷的人再用諮詢入口。
女人重新讀了一遍,只指向自己對應的那項。她又問諮詢電話幾點有人接,頁面上只有號碼。
三處互相看了一眼。孟哥說:「工作日都有人,具體幾點到幾點,我也說不準。」
蘇晴沒有替他答。頁面責任崗位當場核實公開時間,十分鐘後把接聽範圍補到號碼後面。
女人從上往下再讀一次,說得出每一欄該看什麼。她把試讀頁還回去,拿著自己的材料離開,當天不用為了拿不準的兩項再回家補一趟。走到門邊時,她又回頭指了一次諮詢時間,確認晚上下班後不必再打無人接聽的電話。
協調開始三十五分鐘,最難的一處有了結果。
孟哥把舊頁和新頁疊在一起。他在舊頁諮詢號碼旁畫了一道線:「下午先換這張。電話要是沒少,我下周再找你。」
「可以。把來電問題記位置,別只記多少個。」
孟哥點頭。這一次他願意試,不等於已經相信一張紙能替掉六年裡形成的做法。
第二張問題是工作人員備註擠進群眾頁面,三處同意移到底部。第三張只是第一處印表機把一行字擠到背面,屬於本點設備問題。
第一處經辦人希望大家一起重排整頁。蘇晴看過原文件:「文字已經一致。列印問題由你們本點處理。」
對方想讓她留下看試印。計時已經五十七分鐘。
蘇晴收起筆:「結果發到工作入口。文字不變就不用等我。」
一小時到,她離開服務點。
回程路上,第一處經辦人打來電話,說列印設置要重做,問她能不能回來看一遍。
「文字有沒有變?」
「沒有,只是換頁位置。」
「找信息崗位。處理完髮結果。」
電話掛斷。過去她會讓車掉頭,親眼看一張合格列印頁才走。今天車繼續開回單位。
回到辦公室,蘇晴做最後一遍文字收口。周敏匯總三處使用結果,小趙核版本號。
下午四點,第一處發來試印照片,內容完整落在一頁。孟哥也發來下午記錄,諮詢電話比上午少了七個,其中幾通與這張頁面無關,他沒有把數字算成全部見效。
負責人在結果頁簽下當日完成,隨後問:「這一小時身體怎麼樣?」
「能承受。長時間站著和重複跑點,以後需要拆開。」
「明天來我辦公室談。」
蘇晴沒走:「今天就可以。我有一項個人情況需要讓你知道。」
她把醫院已確認早期懷孕、當前允許正常工作的結論說了。個人報告留在自己手裡,單位只需要知道影響任務安排的部分。
負責人沒問具體指標,只問哪些工作要調整。
「核心協調與文字判斷我保留。長時間站立、搬東西、同一路線反覆跑,由原崗位輪值。臨時不適按當天請假。」
「後面幾個月要不要先排開?」
「現在排不了。身體和醫療建議變了,再按當時情況改。」
負責人打開下周安排。兩個辦公室核對時段保留,一項連續半天外出改成一小時現場加辦公室收口,搬運舊檔案轉給庫房當班人員。蘇晴仍要親自面對經辦人和試讀者,減少的只是重複路程與體力工作。
變化對應真實強度,蘇晴的名字沒有從正常班次里消失。
「哪些同事可以知道?」
「現在到你這裡。需要協作時只說任務調整。」
個人情況進入受限入口。排班頁只顯示工作內容,周敏看見的是下周外出縮短,不會看見醫院信息。
負責人拿出一張長期調整表,又收了回去。眼下只有三項真實變化,覆蓋幾個月的表會把未知狀態寫死。他改用當周任務頁記錄,每次變化寫清事項、接手人和結束時間。
蘇晴出來時,周敏正把三處試用頁裝進文件夾。
「明天還來吧?」
「來。」
「這份放你桌上?」
「放歸檔位。結果完成了,別再回我桌上。」
周敏抱著文件夾轉向資料櫃。
下班前,手機收到醫院預約提醒。下一次複診在三天後上午,會占掉半個工作日。
蘇晴把提醒轉進個人日曆,給林晨發了一句:「複診時間到了,今晚一起看怎麼走最省力。」
工作留在她手裡。下一次需要解決的是往返、等待和休息,不用趕回辦公室證明自己仍然在崗。當天那名辦事人的材料已經收進窗口,孟哥下午少接的幾通電話也會在下一周繼續驗證,等下一批新的真實申請材料進來再看。